Ob beruflich oder privat: Fast jeder schreibt E-Mails. Aber viele sind manchmal auch unsicher: Wie sieht eine “gute” E-Mail aus, wie bekommt man schnell die gewünschte Antwort und gibt es Benimmregeln? Mit unseren Tipps lernen Sie, wie Ihre E-Mails besser werden!
Der Einsatzzweck
Wem schreibe ich was warum? Diese Frage steht am Anfang, denn so vergessen Sie nicht, alle wesentlichen Punkte aufzuführen und Sie vermeiden unnötige Rückfragen. D.h. auch, dass Sie sich überlegen, welche Rückmeldungen Sie erwarten.
– Wer soll sich melden?
– Was soll getan werden?
– Wer soll informiert werden/für wen soll etwas gemacht werden?
– Bis wann soll die Rückmeldung erfolgen?
Tipp: Geben Sie bei der Bitte um Rückmeldung einen konkreten Zeitpunkt an. Nicht: Bitte melden Sie sich bis zum 05.05.2017 mittags – hier kann jeder eine andere Zeit für “mittags” vermuten! Sondern so: Bitte melden Sie sich bis zum 05.05.2017 um 13.00 Uhr.
Inhalt und Form
Fassen Sie sich kurz und und kommen Sie schnell auf den Punkt! Beschränken Sie sich möglichst auf einen Punkt, den Sie als Thema auch im Betreff nennen. Der besseren Übersicht halber schreiben Sie kurze Sätze und teilen den Text in Absätze auf. Gut lesbar und hilfreich ist es auch, wenn Sie die Aufgaben in Stichworten hinter Spiegelstriche schreiben. Grammatik und Rechtschreibung sollten stimmen, nur Klein- oder Großschreibung haben in der Korrespondenz nichts zu suchen.
Tipp: Wenn Sie etwas hervorheben möchten, markieren Sie das Wort oder den Absatz fett. Wenn Sie die Hervorhebung durch Großschreibung nutzen, könnte der Leser dies als Anschreien missverstehen!
E-Mail-Knigge
Anrede und Grußformel sollen vorhanden und ausgeschrieben sein. Seien Sie zu Ihrem Empfänger immer so höflich, wie Sie auch selbst gerne angeschrieben werden wollen. “Mfg” geht also gar nicht. Mit freundlichen Grüßen – so viel Zeit muss sein, wenn Sie jemanden freundlich grüßen möchten!
Tipp: In vielen Programmen können Nutzer eine Signatur eingeben. Beschränken Sie sich auf das nötigste, z. B. eine kurze Grußformel und Ihren Namen.
